O setor de cobrança é o responsável por essa tarefa, considerada por diversos profissionais como uma verdadeira “saia justa”, principalmente pela ausência de entendimento sobre isso como agir nessas situações. Veja, a escoltar, 5 dicas de como realizar cobranças de modo amigável e assertiva pra comprar o regresso desejado sem prejudicar o relacionamento com o cliente.

Algumas organizações trabalham com pessoas físicas e jurídicas e o tratamento no que diz respeito às cobranças é distinto pra cada uma delas. No caso de pessoas jurídicas, os pagamentos são feitos através de duplicatas com vencimento antecipadamente determinado. Nesse tipo de situação, o respectivo banco que emite as duplicatas costuma fazer o protesto automático desses títulos, configurando uma cobrança mais formal e direta. Já com pessoas físicas, é recomendável uma abordagem mais amigável e empática antes de protestar a dívida. Esse tipo de freguês é mais sensível e uma cobrança muito dura e agressiva podes prejudicar a imagem da empresa.

Vale notabilizar que cada comprador tem as suas particularidades. Deste jeito, é primordial conhecê-los bem pra que a cobrança atinja seus objetivos: receber o dinheiro devido e resguardar a ligação comercial é primordial. Uma gestão de cobranças eficiente evita erros — como cobrar novamente uma dívida paga, gerando mal-estar — e também nortear o tom da cobrança ao olhar o método como um todo. Afinal, é normal que o tom usado seja diferente nas diversas fases do procedimento. Uma dica é definir um procedimento modelo, com prazos e estratégias amigáveis para cada tipo de ação (primeiro contato, encaminhamento pra cartório, acionamento do setor jurídico etc) e acompanhamento diário.

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Outra dica é utilizar ferramentas de gestão acessíveis no mercado, que ajudam a organizar, emitir notificações e acompanhar os casos de inadimplência com mais eficiência e agilidade. O maior receio a respeito de como cobrar um consumidor sempre está relativo ao tom que necessita ser usado no instante da cobrança. O tom necessita ser direto, todavia amigável e sem agressão.

Lembre-se de que você é o representante da organização e que esse cliente inadimplente pode, no futuro, regressar a fazer negócios. Caso ele se sinta ofendido com a abordagem da cobrança, poderá romper o relacionamento com a tua empresa, que ainda sairá com uma imagem negativa. “Na cobrança de débitos, o consumidor inadimplente não será mostrado a jeca, nem ao menos será submetido a cada tipo de rebaixamento ou ameaça”.

Ou melhor, use uma abordagem direta, compatível com o seu tipo de consumidor, que passe os dados mais respeitáveis, porém sem coagir ou constranger. Ao fazer cobranças, um ponto tem que ficar claro: tua corporação tem que estar disposta a renegociar a dívida e ofertar vantagens para o pagamento do valor devido, como um desconto ou um parcelamento maior da dívida.

Existem incalculáveis formatos de cobrança e você deve usar o que for mais adequado para o perfil do teu freguês e da fase do procedimento de cobrança. Veja, a acompanhar, alguns formatos e modelos. São maneiras de cobranças escritas e que são capazes de comunicar o atraso de um pagamento, emitir uma nova cobrança diante do atraso, notificar um protesto e até o acionamento do setor jurídico.